Si tienes un alquiler vacacional en España, SES.HOSPEDAJES es una de las obligaciones que más dudas genera. No por la ley en sí, que es clara, sino por cómo está construido el sistema en la práctica: cada parte que envías pasa por varios estados, hay un campo obligatorio que casi nadie conoce, y el portal puede aceptar un envío y rechazarlo después al procesarlo internamente sin avisarte de forma clara.
Esta guía está pensada para propietarios y gestores de viviendas turísticas que quieren cumplir bien y no tener sorpresas. Está basada en el Real Decreto 933/2021 (texto consolidado del BOE), en la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana en lo que respecta al régimen sancionador, y en la documentación oficial publicada por la sede del Ministerio del Interior.
Qué es SES.HOSPEDAJES y por qué es obligatorio
SES.HOSPEDAJES es el sistema oficial del Ministerio del Interior para que los alojamientos turísticos y las empresas de alquiler de vehículos comuniquen los datos de sus clientes a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad. Está operativo desde 2024 como desarrollo del Real Decreto 933/2021, que sustituye al antiguo libro de registro de viajeros que se llevaba en hoteles desde el Decreto de 1959.
La obligación se aplica a todas las modalidades de alojamiento: hoteles, hostales, pensiones, apartamentos turísticos, viviendas de uso turístico, alojamientos rurales, campings y, en general, cualquier actividad de hospedaje a cambio de un precio. Si publicas tu propiedad en Booking, Airbnb u otra plataforma y cobras por estancias cortas, estás dentro del ámbito de aplicación.
El plazo para enviar el parte es de 24 horas como máximo desde el momento en que comienzan los servicios contratados (es decir, desde la entrada del huésped). Esto está recogido literalmente en el artículo 6.3 del Real Decreto. No es "antes de que llegue" ni "cuando se vaya": son 24 horas desde el check-in real. Si quieres entender mejor cómo encajar este plazo en tu operativa, puedes consultar nuestra guía de check-in y check-out para alquiler vacacional en España.
Adicionalmente, hay una segunda comunicación que se realiza al formalizar la reserva o el contrato. Y los datos del registro se conservan durante 3 años desde la finalización del servicio (artículo 5.3 del Real Decreto).
Antes de seguir: ¿tu alojamiento está en Cataluña o País Vasco?
Aquí hay un punto que casi nadie aclara con claridad y que provoca confusiones constantes. SES.HOSPEDAJES no es la plataforma competente en todo el territorio español.
- Cataluña tiene su propia plataforma operada por los Mossos d'Esquadra. Los partes de viajeros van directamente a Mossos.
- País Vasco tiene su propia plataforma operada por la Ertzaintza. Los partes van a Ertzaintza.
- Resto de España (incluido Navarra, Galicia, Madrid, Andalucía, Comunidad Valenciana, Baleares, Canarias, etc.): SES.HOSPEDAJES centralizado del Ministerio del Interior.
Esto significa que si tu vivienda está en Sitges, Barcelona, San Sebastián o Bilbao, no tienes que darte de alta en SES.HOSPEDAJES sino en la plataforma autonómica correspondiente. Si gestionas alojamientos en varias comunidades autónomas y entre ellas hay alguna catalana o vasca, vas a operar con dos plataformas en paralelo.
El campo que provoca más rechazos: número de soporte del documento
Llegamos al detalle que más fallos provoca y que suele pasarse por alto en las guías más antiguas o resumidas.
Entre los datos del documento de identidad que pide el sistema, además del tipo (DNI, pasaporte, TIE) y el número, hay que enviar un campo llamado número de soporte del documento. Está recogido literalmente en el Anexo I del Real Decreto 933/2021. Aplica a documentos españoles: en el DNI español es el código alfanumérico que aparece en el reverso, en la zona inferior. En el NIE y la TIE figura en una posición equivalente. En los pasaportes (extranjeros) este campo no aplica del mismo modo y normalmente se cubre con el propio número de pasaporte.
El problema operativo no es solo que sea obligatorio. Es que el sistema puede aceptar el envío sin él y rechazarlo después al procesarlo. Es decir: te confirma que ha recibido tu lote, te muestra un código, y minutos u horas después, cuando consultas el estado, descubres que algunas comunicaciones quedaron sin registrar por falta de este campo. Si no lo corriges en plazo, técnicamente estás incumpliendo la obligación de comunicación, aunque tú creyeras que estaba todo en orden.
Recomendación operativa: exige siempre el número de soporte al huésped antes del check-in. En el formulario de pre check-in que envíes, hazlo obligatorio. Si el huésped no lo tiene anotado, está en el reverso de su documento.
Los estados de un parte: lo que el sistema no explica bien al inicio
Cuando envías un parte a SES.HOSPEDAJES, lo que mandas no es un parte suelto: es un lote que puede contener una o varias comunicaciones (un huésped o un grupo). El sistema recibe el lote, le asigna un código, y lo procesa de forma asíncrona. Esto significa que la respuesta inmediata no es definitiva: hay que volver a consultar para conocer el estado real.
El sistema gestiona los lotes por colores y códigos de estado. La propia documentación oficial de la sede lo explica así:
"Las comunicaciones correctas se mostrarán en verde y contarán con un código de comunicación asignado. Las comunicaciones erróneas se mostrarán en amarillo y no tendrán código asignado. Para corregir una comunicación con errores, haga clic en el icono de edición correspondiente. Una vez realizados y guardados los cambios correctamente, la comunicación se mostrará en verde y se le asignará su código. Cuando todas las comunicaciones del lote hayan sido corregidas, el lote completo pasará a mostrarse en verde y no será posible realizar nuevas modificaciones."
El paso intermedio (estado "en proceso" o "pendiente") puede tardar entre segundos y varios minutos. Lo importante es entender que recibir el código de lote no significa que tus huéspedes estén registrados. Eso solo se sabe cuando el lote se cierra en verde.
Recomendación operativa: nunca des un parte por bueno solo porque has recibido un código de lote inicial. Vuelve a entrar en "Mis comunicaciones" minutos después y comprueba que el lote queda en verde con todas las comunicaciones cerradas. Si trabajas con un software que envía partes automáticamente, asegúrate de que confirma el estado terminal antes de marcar al huésped como registrado.
Cómo corregir un lote con comunicaciones en amarillo
Si una o varias comunicaciones del lote quedan en amarillo, el propio sistema permite editarlas y guardarlas con los datos corregidos. El proceso es:
- Entrar en la sede con tu certificado digital.
- Ir a "Mis comunicaciones".
- Localizar el lote por código o por fechas.
- Abrir el detalle del lote: verás cada comunicación con su color (verde si está bien, amarillo si tiene errores).
- Hacer clic en el icono de edición de la comunicación amarilla, completar el dato que falta o corregir el incorrecto, y guardar.
- Repetir con cada comunicación amarilla hasta que el lote completo aparezca en verde.
Las causas más frecuentes de un estado amarillo son: número de soporte ausente o incorrecto, fecha de nacimiento incompatible con el tipo de documento, segundo apellido omitido en personas con DNI español, datos de domicilio incompletos, o parentesco no declarado en menores acompañados.
Quién tiene que estar en el parte
El artículo 4.2 del Real Decreto es muy claro: el parte de entrada deberá ser firmado por toda persona mayor de catorce años que use los servicios de hospedaje. Para los menores de catorce, los datos los aporta la persona mayor de edad de la que vayan acompañados, indicando la relación de parentesco.
Esto tiene una implicación operativa importante. Si llega una familia de cinco personas con dos adultos, un adolescente de quince y dos niños de diez y siete, hay tres partes (los dos adultos y el adolescente de quince), y los datos de los dos niños menores de catorce los aporta uno de los adultos indicando el parentesco. No basta con registrar al titular de la reserva: cada huésped mayor de catorce años cuenta como un parte individual.
Alta en SES.HOSPEDAJES paso a paso
Antes de poder enviar tu primer parte, tu establecimiento tiene que estar dado de alta. El proceso completo es:
1. Acceso a la sede
El portal oficial es hospedajes.ses.mir.es. El acceso requiere identificación electrónica: certificado digital de la FNMT, DNI electrónico (DNIe) o Cl@ve permanente. No hay forma de operar la sede manual con usuario y contraseña tradicionales.
Si todavía no tienes certificado digital, puedes solicitarlo gratuitamente en la web de la FNMT. El proceso tiene tres pasos (solicitud online, acreditación presencial con cita previa en una oficina autorizada como Hacienda o Seguridad Social, y descarga final del certificado). El tiempo total depende mucho de la disponibilidad de cita en tu zona: puede ir desde unos pocos días hasta dos o tres semanas.
2. Registro de la entidad
La primera vez que accedas, el sistema te pedirá registrar la entidad: la persona física o jurídica titular del alojamiento. Si eres autónomo o particular, te registras tú; si la vivienda está a nombre de una sociedad, registras la sociedad. Al completar el registro recibirás un código de arrendador. Es el identificador con el que el sistema te conoce.
3. Alta del establecimiento
Después das de alta el establecimiento concreto, que es la propiedad. Cada vivienda es un establecimiento independiente con su propio código. Los datos que pide son: tipo de alojamiento, denominación, dirección completa, código postal, localidad y provincia. Al final del proceso obtienes el código de establecimiento, que será el que aparezca en cada parte que envíes.
Si gestionas varias propiedades, repite el alta de establecimiento por cada una. Operar con un único código de establecimiento para varias viviendas es un error que detectan las inspecciones. Si tu propiedad está en Andalucía, ten también a mano el número de licencia VFT — repasamos cómo obtenerlo paso a paso en nuestra guía de regulación del alquiler vacacional en Andalucía.
4. Configuración del envío automatizado (si tienes volumen)
Una vez tienes la entidad y los establecimientos dados de alta, dentro del propio portal puedes configurar el envío de partes desde un software de gestión. Esa configuración se hace una sola vez y luego se conecta con el software. A partir de ahí, los partes se generan y envían sin que tengas que entrar manualmente a la sede en cada reserva.
Cuánto tiempo te lleva cumplir SES.HOSPEDAJES
Cumplir SES.HOSPEDAJES manualmente, con cada parte introducido en la sede a mano, es viable si tienes una propiedad y volumen bajo de reservas. En cuanto el volumen crece, el tiempo dedicado se acumula rápido: cada parte requiere recoger los datos del huésped, transcribirlos al portal, esperar a la respuesta del sistema y volver a comprobar el estado del lote unos minutos después para asegurarte de que ha cerrado en verde. Cuando un lote queda en amarillo, hay que corregir comunicación a comunicación.
A partir de cierto volumen el camino sensato es automatizar el proceso. Lo que tiene que hacer un buen software es: recoger los datos del huésped en un pre check-in con validación, enviar el parte en el momento correcto, comprobar el estado terminal del lote y avisarte solo si algo falla. Si todo va bien, no tienes que tocar nada.
Esto es exactamente lo que hace Impera Host de serie en todos los planes, sin coste adicional ni recargo por reserva. El huésped completa los datos en el pre check-in con validación en tiempo real (incluido el campo de soporte del documento, que tantos rechazos provoca), el sistema envía el parte al Ministerio en el plazo correcto, comprueba el estado terminal del lote y solo te avisa si algo necesita corrección. Mientras todo va bien, no tienes que entrar al panel.
Plazos legales y conservación de datos
Los plazos exigidos por el Real Decreto son:
- Comunicación al sistema: en un plazo máximo de 24 horas desde el inicio de los servicios contratados, es decir, desde la entrada del huésped (artículo 6.3).
- Comunicación previa de la reserva: también dentro de las 24 horas siguientes a la formalización del contrato o, en su caso, a su anulación.
- Conservación del registro: 3 años desde la finalización del servicio o prestación contratada (artículo 5.3).
Los datos personales los conservas tú como responsable del tratamiento bajo el Reglamento General de Protección de Datos. Tienes que tener una política de privacidad clara, informar al huésped en el momento de la recogida de datos, y un proceso para borrar la información al cumplirse los 3 años.
Régimen sancionador: qué dice la ley
El Real Decreto 933/2021 no fija multas concretas. Su artículo 8 remite al régimen sancionador general de la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana, y tipifica las conductas en dos categorías:
- Infracción grave (relacionada con el artículo 36.20 de la LO 4/2015): la carencia de los registros documentales previstos en el Real Decreto y la omisión de las comunicaciones obligatorias.
- Infracción leve (relacionada con el artículo 37.9 de la LO 4/2015): las irregularidades o deficiencias en la cumplimentación de los registros y la realización de las comunicaciones fuera del plazo establecido.
Las cuantías aplicables, según los rangos generales de la Ley Orgánica 4/2015, son:
- Infracción leve: de 100 € a 600 €.
- Infracción grave: de 601 € a 30.000 €.
Dentro de cada tramo, la Administración aplica grados (mínimo, medio o máximo) en función de la intencionalidad, el daño producido, la capacidad económica del responsable, la reiteración y la conducta posterior a la inspección. En supuestos especialmente graves de obstrucción a la autoridad o reiteración masiva podrían entrar en juego otras infracciones de la propia Ley Orgánica 4/2015 con cuantías superiores, aunque ese escenario excede del incumplimiento típico del registro de viajeros.
El reconocimiento voluntario de la responsabilidad y el pago anticipado pueden dar lugar a reducciones sobre la cuantía, según las reglas generales del procedimiento administrativo sancionador.
Esta guía es informativa y no sustituye asesoramiento jurídico profesional. La calificación final de una infracción y la cuantía exacta de la sanción corresponden a la Administración competente en cada caso concreto.
Errores comunes que vemos en propietarios nuevos
1. Pensar que basta con un libro físico o una hoja de cálculo
El antiguo libro de registro de viajeros físico ha quedado superado por el sistema electrónico. La forma válida de cumplir la obligación de comunicación es a través de SES.HOSPEDAJES (o de la plataforma autonómica correspondiente en Cataluña y País Vasco). Tener una libreta o un Excel con los huéspedes no equivale a haber comunicado los datos.
2. Asumir que la plataforma de reservas lo hace por ti
Booking, Airbnb y demás plataformas comerciales no envían partes a SES.HOSPEDAJES. La obligación de comunicación es del titular del alojamiento. Lo que sí intercambian las plataformas con la Administración española es información fiscal en el marco DAC7, que es una obligación distinta y no sustituye al registro de viajeros. Si quieres entender en detalle esa otra obligación fiscal, tenemos una guía dedicada al Modelo 179 y 238.
3. Registrar al titular de la reserva y olvidar a los acompañantes
Cada persona mayor de 14 años que pernocta tiene que estar comunicada individualmente. Una reserva familiar de cinco personas con dos adultos y tres menores de edad puede generar entre dos y cinco partes, en función de cuántos de esos menores tengan ya cumplidos catorce años. Limitarse al titular es incumplimiento.
4. No comunicar la cancelación de una reserva
Si una reserva se ha comunicado al sistema y posteriormente se cancela, hay que comunicar también la anulación dentro de las 24 horas siguientes. Si no se hace, el sistema considera que el alojamiento tenía huéspedes que nunca llegó a registrar formalmente.
5. No volver a comprobar el estado del lote
Recibir un código de lote no equivale a que las comunicaciones estén tramitadas. El estado terminal puede ser "tramitado correctamente" o "tramitado con errores en algunas comunicaciones", y solo se sabe minutos después. No marcar al huésped como registrado hasta confirmar.
Preguntas frecuentes
¿Necesito SES.HOSPEDAJES si solo alquilo de forma esporádica?
El Real Decreto se aplica a actividades de hospedaje a cambio de un precio, sea de forma profesional o no. Si publicas tu propiedad en plataformas y la alquilas, estás dentro del ámbito de aplicación, aunque el volumen sea bajo.
¿Y si cedo el uso a familiares o amigos sin cobrar?
Una cesión gratuita y puntual a personas del entorno cercano queda fuera del concepto de hospedaje a cambio de un precio. Si la actividad es habitual y se gestiona con dinámica turística (entrada formal, instrucciones de acceso, etc.), conviene revisar caso a caso.
¿Puedo acceder al portal con usuario y contraseña en lugar de certificado digital?
Para la sede manual no: solo certificado digital, DNIe o Cl@ve. El usuario y contraseña existen únicamente para el envío automatizado por servicio web, y se gestionan dentro del propio portal después de haber accedido por primera vez con identificación electrónica.
¿Hay aplicación móvil oficial?
A día de hoy no hay aplicación móvil del Ministerio del Interior para SES.HOSPEDAJES. Las apps disponibles en stores son de empresas privadas que actúan como intermediarias y se conectan al sistema oficial.
¿Cómo consulto el código de mi establecimiento si lo he perdido?
Entrando en la sede con tu certificado digital, en el apartado "Mis datos registrados" → "Establecimientos". El código aparece junto a cada propiedad registrada.
¿Qué pasa si mi propiedad ya estaba en el antiguo registro de viajeros?
El alta en SES.HOSPEDAJES es nueva: hay que registrar la entidad y los establecimientos en el sistema electrónico actual. No se migra automáticamente desde el sistema policial anterior.
¿Cuánto tarda en verificarse el alta de un establecimiento?
El alta es instantánea una vez completado el formulario en sede. No hay aprobación manual previa: presentas, recibes el código y puedes empezar a operar.
Cumplir SES.HOSPEDAJES sin que se coma tu tiempo
SES.HOSPEDAJES es una obligación legal necesaria para la seguridad pública, pero exigente para el día a día de cualquier propietario. Hacerlo bien manualmente requiere disciplina constante y atención al detalle, y un solo error en un campo puede dejar comunicaciones sin registrar y exponerte a una sanción.
En Impera Host integramos SES.HOSPEDAJES en todos los planes sin coste adicional. El huésped completa los datos en el pre check-in, el sistema valida antes de enviar, gestiona el envío, comprueba el estado terminal del lote y solo te avisa si algo necesita corrección. Si quieres ver cómo lo automatizamos, puedes probar Impera Host 14 días gratis.
Resumen ejecutivo
- SES.HOSPEDAJES es obligatorio en toda España excepto Cataluña (Mossos d'Esquadra) y País Vasco (Ertzaintza), que tienen sus propias plataformas.
- El plazo es de 24 horas desde el inicio de los servicios contratados (la entrada del huésped). Cada persona mayor de 14 años cuenta como un parte.
- El campo más problemático es el número de soporte del documento. Sin él, el sistema puede aceptar el envío y rechazarlo después al procesarlo.
- Los lotes pasan por estados intermedios. Solo es válido el cierre en verde con código de comunicación asignado.
- El régimen sancionador remite a la Ley Orgánica 4/2015: leves de 100 € a 600 €, graves de 601 € a 30.000 €.
- Los datos se conservan 3 años bajo RGPD.
- Si tu volumen de reservas es alto, automatizar el envío con un software que se conecte al sistema oficial te ahorra tiempo y errores.
Fuentes: Real Decreto 933/2021 (BOE-A-2021-17461, texto consolidado); Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana; documentación oficial de la sede SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior.